Zimbra : archivez vos mails (on apprend tous de ses erreurs) !

Depuis le 19 juillet dernier, Zimbra rencontre un problème majeur affectant la disponibilité et la performance de ses services, impactant de nombreux utilisateurs, en particulier ceux qui dépendent de la version gratuite, Zimbra Free. Cette situation a apporté la démonstration de l’importance de l’archivage des e-mails, une pratique qui devrait être quotidienne non seulement pour préserver l’intégrité des communications importantes, mais aussi pour libérer de l’espace sur les serveurs et garantir l’accès continu aux informations en cas de défaillance du service.

Archiver vos e-mails est une pratique indispensable pour plusieurs raisons. D’une part, cela permet de réduire la surcharge de votre boîte de réception, ce qui améliore les performances globales du service. D’autre part, en cas de problème technique, comme celui rencontré récemment par Zimbra, disposer d’archives locales est salvateur. En effet, sans une copie locale de vos courriels, une panne de serveur ou une corruption des données est susceptible d’entraîner la perte irrémédiable d’informations importantes surtout si elles sont professionnelles.

Les défis de l’archivage sur le Zimbra Free

La version Zimbra de Free ne propose pas de fonction d’archivage intégrée, ce qui complique le processus pour les utilisateurs qui ne sont pas familiarisés avec les solutions de sauvegarde et d’exportation. Le problème de Zimbra survenu au mois de juillet a d’ailleurs révélé à quel point l’absence d’une solution d’archivage automatique peut être problématique, particulièrement pour ceux qui n’ont pas pris l’initiative de sauvegarder régulièrement leurs e-mails.

Et si cela n’excuse ou n’explique en rien l’opacité de la communication de l’opérateur sur les difficultés rencontrées, avec la mise en place d’une adresse mail de secours en parallèle, la grogne des usagers aurait été moins palpable.

Quelles conséquences pour cette absence de fonction d’archivage ?

Sans une solution d’archivage régulière, les usagers sont exposés au risque de perdre des informations essentielles, surtout en cas de problème technique. L’incident de Zimbra a été un révélateur majeur de ce risque, de nombreux utilisateurs se retrouvant dans l’incapacité d’accéder à leurs e-mails pendant plusieurs jours. Pour les professionnels, cela peut entraîner des interruptions de travail significatives et la perte de données souvent vitales pour leur entreprise.

Par ailleurs, l’accumulation d’e-mails non archivés peut rapidement saturer votre boîte de réception, ce qui non seulement ralentit le service, mais rend également la gestion des nouveaux courriels plus compliquée. Cette surcharge pourrait exacerber les problèmes de performance, comme ceux observés récemment avec Zimbra.

Comment archiver vos mails sur Zimbra Free…

Malgré l’absence d’une fonction d’archivage intégrée, il est possible d’exporter vos e-mails manuellement et de les sauvegarder localement. Voici les étapes pour y parvenir :

1. Accédez à votre compte via le webmail.
2. Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage pour accéder aux paramètres.
3. Sélection de l’Option Importer/Exporter : cette option se trouve dans le menu des préférences.
4. Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez sauvegarder.
5. Paramètres avancés : cochez uniquement l’option « Mail » et décochez les autres pour n’exporter que les e-mails.
6. Exportation des e-mails : cliquez sur « Exporter » pour télécharger vos e-mails dans un fichier compressé (.tgz).

… et gérer vos archives

Une fois vos e-mails exportés, il est important de les organiser de manière efficace pour faciliter leur accès ultérieur. Vous disposez pour cela de plusieurs options :

• Créer un dossier « archive » : avant la procédure d’exportation, il est nécessaire de procéder dans Zimbra à la création d’un dossier d’archives dans lequel vous déplacerez les e-mails à archiver.
• Structurer vos archives : organisez vos fichiers exportés par année, sujet ou expéditeur pour retrouver facilement des e-mails spécifiques.
• Sauvegarde régulière : effectuez des sauvegardes régulièrement pour éviter toute perte de données récente.
• Utilisation d’un disque dur externe ou cloud : pour une sécurité supplémentaire, conservez une copie de vos archives sur un support externe ou dans le cloud.